Tiedolla johtamisen merkityksestä on puhuttu jo pitkään. Kompleksisessa maailmassa objektiivisesti mitattu puolueeton tieto on yhä tärkeämpi väline ongelmien havaitsemiseksi ja oikeanlaisten päätösten tekemiseksi.

Suuremmat yritykset ovat ohjanneet liiketoimintaa datan avulla vuosia ja panostaneet taloudellisesti osaamiseen ja työkaluihin. Nyt analytiikkatyökalut ovat tulleet myös pienempien PK-yritysten saataville, kun hinnoittelu on tullut alaspäin ja ominaisuudet ovat kehittyneet.

Tieto tukee johtajan onnistumista

Tiedolla johtamisella tarkoitetaan mallia, jossa päätöksenteossa hyödynnetään tehokkaasti olemassa olevaa objektiivista tietoa. Kun johtajalla on käytettävissään ajantasaista ja oikeaa tietoa, on hänellä myös kyky tehdä oikeita päätöksiä. Tämä kyky tukee merkittävästi johtajan onnistumista hänen tärkeimmässä roolissaan, päätöksenteossa.

Haastavin vaihe tiedolla johtamisen kokonaisuudessa on mitattavan tiedon tunnistaminen ja määrittely. Jotta voidaan tunnistaa liiketoiminnan ohjaamisen näkökulmasta kriittinen tieto, on
oma liiketoiminta ja sen strategiset tavoitteet on tunnettava hyvin. Yrityksellä tulee olla selkeä näkemys siitä, mitä tietoa keräämällä ja yhdistelemällä saadaan päätöksenteon näkökulmasta olennainen informaatio.

Raportoinnin kautta saatava tieto auttaa johtamisessa monella tavalla. Tieto helpottaa päätöksentekoa, sillä se auttaa tekemään dataan pohjautuvia havaintoja. Tiedon avulla pystytään tekemään myös parempia päätöksiä. Tieto auttaa lisäksi yritystä seuraamaan päätösten toimeenpanoa ja toteutumista. Perusajatus on, että mittaamalla asioita oikein päästään tilanteeseen, jossa mahdollisia ongelmia voidaan havaita jo etukäteen.

Aloita avainmittareiden (KPI:t) määrittelystä

Jos tiedolla johtamisesta ei ole aikaisempaa kokemusta ja liiketoiminnan avainmittarit (KPI:t) ovat epäselvät, on lähdettävä liikkeelle niiden määrittelystä. Kun on selvillä, mitä halutaan saada aikaan, on seuraavana vuorossa datan kerääminen. Tietoa kerätään yrityksen sisäisestä laskennasta, jossa lähteinä ovat tyypillisesti toiminnanohjaukseen ja taloushallintoon käytettävät järjestelmät.

Toiminnanohjaus- ja taloushallintojärjestelmien lisäksi yrityksillä on useimmiten toiminnan kannalta kriittistä tietoa Exceleissä, joita myös voidaan hyödyntää analytiikkaraporteissa. Näiden ohella tietoa pystytään keräämään hyödyntämällä yrityksen toiminnan näkökulmasta tärkeitä julkisia ja avoimia rajapintoja. Näitä on tarjolla koko ajan enemmän.

Viimeisessä vaiheessa kerätyt tiedot ajetaan analytiikkasovellukseen, jossa tieto voidaan visualisoida ja rakentaa helposti ymmärrettävään muotoon. Tämän jälkeen yrityksellä on käytössään reaaliaikainen ja jatkuvasti päivittyvä näkymä liiketoiminnan avainmittareihin. Jotta tietoon voidaan varmasti luottaa, vaatii muutosvaihe yleensä myös toimintakulttuurin muutosta: toimintatapojen ja kirjausten on oltava yhtenäisessä muodossa läpi organisaation.

Tiedonlähteinä voi siis käyttää mm.:

• toiminnanohjausjärjestelmää
• taloushallintojärjestelmää
• Exceliä
• julkisia rajapintoja
• avoimia rajapintoja.

Ota analytiikka osaksi liiketoiminnan kehittämistä

Vaikka vaiheet johtamisen työpöydän rakentamiselle ovat varsin selkeät, on asiassa hyvä hyödyntää ainakin alkuvaiheessa ammattilaisen apua. Talentree tarjoaa analytiikan auditointia, jossa asiakkaalle tuotetaan analyysi siitä, mitä kannattaisi mitata ja miten tieto olisi tuotavissa mittaristoksi. Auditoinnissa tutustutaan yrityksen järjestelmiin ja selvitetään, miten tieto saadaan niistä ulos. Lopputuloksena syntyy projektisuunnitelma, jossa on tarkennettu suunnitelma johtamisen työpöydän rakentamiseksi. Laajuudeltaan auditointi on noin kaksi päivää.

Ammattilaisen apua tarvitaan yleensä myös analytiikkatyökalun (esimerkiksi Power BI, Qlik) käyttöönottoon, tietojärjestelmäintegraatioiden rakentamiseen sekä raporttien visualisointiin. Analytiikkatyökalut ovat helppoja käyttää ja niitä kannattaakin kokeilla rohkeasti. Esimerkiksi Power BI on automaattisesti O365-ympäristöä käyttävän yrityksen hyödynnettävissä pientä lisämaksua vastaan.

Tiedolla johtaminen on nykyaikaa

Talentreella hyödynnämme analytiikkaa aktiivisesti omassa toiminnassa ja ohjaamme liiketoimintaamme yhä vahvemmin tietoon pohjautuen. Analyytikkomme ovat osa konsultointitiimiämme, ja tiedolla johtamisen palvelut ovat nykyisin kiinteä osa konsultointipalveluitamme. Esimerkiksi strategiaprosessin tuloksena nimetyt tavoitteet on hyvä rakentaa siten, että strategian toteutumista voidaan seurata johtamisen työpöydältä muiden liiketoiminnan avainmittareiden rinnalla.

Heräsikö kiinnostus? Ota rohkeasti yhteyttä.