Tapaus tosielämästä. Kuuntelen toimarikollegan lounasvuodatusta siitä, kuinka mihinkään ei voi enää keskittyä. Aina tulee jokin keskeytys. Koko ajan joku repii hihasta. Milloinkaan ei ole omaa aikaa. Sangen syvälliseksi käyvä keskustelu keskeytyy piippaukseen, jonka pushaa pintaan IS:n uutisapplikaatio. ”Roger Moore on kuollut”, sanoo keskustelukumppanini. Ja kysyy, mihin jäimmekään.

Tietotyöläisen arki ei aina ole ruusuilla tanssimista. Oman työn johtamisen vaade luo yksilölle aikamoisen paineen, kun tuottavuutta pitäisi pitää yllä yhä nopeatempoisemmaksi käyvässä arjessa. Ja perhe-elämän projektitkin pitäisi hanskata. Seurauksena on synkkä ilmiö, jossa yhä nuoremmat uupuvat yhä useammin. Aivomme menevät oikosulkuun: ei savannilla tämmöistä opetettu.

Johtajan tilanteessa, jos mahdollista, kulmakerroin vaikeutuu entisestään. Nykyinen omnichannel-johtaminen on kuin sen vanhan DNA-mainoksen versio 2.0: pitäisi haluta olla kaikkien kanssa, kaikkialla, kaiken aikaa, nyt ja aina. Ja jos siltä aamupäivän neljänneltäkymmenenneltäseitsemänneltä Slack-notifikaatiolta jää vielä energiaa yli, niin asiakashan siellä toisessa puhelussa koputtaa. Ja sille pitää vastata heti. Siten että hymy kuuluu läpi.

Itsensä johtaminen omnichannel-ajassa

Lienee selvää, että tilanne on kestämätön. Viestintäkanavat eivät suinkaan ole vähentymässä, päinvastoin. Ja mitä enemmän kanavia, sitä enemmän viestintää. Tämä on ainakin oma kokemukseni. Mitä siis sinivalon hapattaman sisäisen neuroverkkonsa suorituskyvystä viimeisillä huomionrippeillään kamppaileva johtaja voi tehdä? No, pitää näyttää esimerkkiä, niin kuin kaikessa muussakin. Alaisilta on turha vaatia oman työn johtamista, jos oma dopamiinitaso on tiukasti sidottu älyhärpäkkeen keksimiin ilmoituksiin. Miten sitä esimerkkiä näytetään? Tässä omat teesini.

Kanavat lisääntyvät, älä haraa vastaan

Juu juu, totta kai meiliäkin tulee. Suunnilleen sata päivässä. Mutta lisäksi ihan relevantteja viestintäkanavia ainakin meillä ovat aikojen saatossa olleet SMS, Teams, vastaaja, Sharepoint, WhatsApp, LinkedIn, Facebook, Messenger, Yammer, Wrike, Jira, Severa ja… Jotain taatusti unohdinkin. Kussakin on vielä omat kanavansa, topiikkinsa ja inboxinsa.

Sitten on ihan oma kanavaviidakkonsa Slack, jossa on paljon itse tuotettua sisältöä, ja johon esim. verraton Vainu ampuu liidejä sarjatulella. Yritin näitä eri kanavia joskus padota, mutta ei se onnistu. Johtamisessa pätee sama trendi kuin kaupankäynnissä: olipa kyseessä alainen, kolleega tai asiakas, vastapuoli valitsee kanavan. Ja sun pitää vain hyväksyä se.

Muut valitsevat kanavan, sinä valitset ajan

Kanavat siis huutavat hallitsematonta hoosiannaansa. Mutta onko joka viestiin pakko vastata heti? Ei suinkaan. Useimmat viestit eivät kerro kytevästä tulipalosta. Itselläni on paljon valtaa valita, milloin viesteihin vastaan. Yleensä käytän päivässä 1-2 tuntia siihen, että kahlaan kaikki kanavat läpi. Vastaan silloin kerralla niihin viesteihin, jotka minulta jotain vaativat. Aika usein asia on jo ratkennut jotenkin muuten.

Sinä tiedät applikaatiota paremmin, mikä on kiinnostavaa

Perusperiaatteeni on tämä: minä hallitsen sekä läppärin työpöytää että kännykän näyttöä. Sinne on turha tulla blingblongittelemaan. En tarvitse ilmoitusta saapuneesta sähköpostista. Ja pärjään aivan hyvin jopa ilman sitä applikaatiokuvakkeen pientä punaista numeroa, joka kertoo, että WhatsAppissa on lukemattomia viestejä. Tiedän kyllä ilman herätteitäkin, että niitä on. Ihan aina. Mutta en halua, että niistä minua muistutellaan silloin, kun haluan keskittyä muuhun.

Työrauha on tärkeämpi kuin ohimennyt kauppa

Tämän sanon ehkä pienellä kauhulla, mutta sanonpa kuitenkin: yleensä puhelimeni on äänettömällä. Syy on selvä: olen melkein aina tekemässä jotain, joka minusta juuri sillä hetkellä on tärkeää. Valtaosan ajasta olen vuorovaikutustilanteissa, joko asiakkaan tai henkilöstön kanssa.

Olisi hassua olettaa, että joku puhelimen kautta tuleva satunnainen asia on automaattisesti tärkeämpi kuin se, jonka äärellä olen. Useimmat asiat voivat, jälleen, odottaa. Puhelinvastaajaan voi jättää tärkeästä asiasta viestin. Tallentamistani numeroista jää selkeä jälki, voin soittaa takaisin. Tuntemattomista numeroista 93,8 % (perustuu tarkkaan empiriaan) liittyy siihen, että joku myy minulle jotain, jota en juuri nyt tarvitse.

Totta kai tämä periaate johtaa silloin tällöin siihen, että tärkeä asia (kuten kauppa) menee ohi. Mutta niitä tapahtuu todella harvoin. Tsekkaan yleensä päivän päätteeksi Finderistä myös tuntemattomat numerot ja yleensä pääsen kiinni niihin, joilla on todella ollut asiaa.

Tässä neljä teesiäni. Olenko mestari noiden noudattamisessa? En tietenkään. Mutta yritän kovasti. Sillä haluan, että huomioni kohdistuu niihin asioihin, millä kulloinkin on organisaatiomme kannalta eniten merkitystä. Se on lopulta ihan kaikkien etu. Jos käytökselläni loukkaan push-ilmoituksia järjestelevää tekoälyä, uskon sen loukkaantumisen olevan teennäistä.

Blogiterveisin, Antti Haapakorva