Dokumentoitu laadunhallintajärjestelmä vahvistaa yrityksen toimintaedellytyksiä ja kilpailukykyä, kun jatkuvan parantamisen hyrrä saadaan aidosti pyörimään. Kuvaamme alla kolme tähän liittyvää haastetta ja kolme ratkaisua, joiden avulla kehittyminen helppoa ja motivoivaa.

1. Hukasta on vaikea saada kiinni

Laatujärjestelmällä pyritään poistamaan hukkaa: turhaa ja/tai tehotonta työtä, josta asiakas ei ole valmis maksamaan tai joka ei tuota arvoa asiakkaalle. Tavoitteen saavuttamiseksi on ensin pystyttävä määrittelemään hukka. Ongelmaksi voi muodostua se, että hukka perustuu kirjauksiin, jotka eivät ole riittävän tarkkoja.

Hukka perustuu kirjauksiin, jolloin siitä on vaikea saada kiinni.

Hukka voi johtua esimerkiksi tuotannon pullonkauloista tai tehottomuudesta, joita tarkastellaan työvaiheiden keston ja työkoneiden käyttöasteen avulla. On tavanomaista, että työvaiheen kesto määrittyy sen perusteella, milloin työntekijä kirjautuu työvaiheelle ja pois työvaiheelta. Tällä ei ole suoraa yhteyttä työvaiheen todelliseen kestoon, joka voi erilaisten keskeytysten vuoksi olla hyvinkin erilainen, minkä seurauksena kirjausten tuottamat luvut eivät ole luotettavia.

Jotta hukkaan päästään aidosti käsiksi, tarvitaan luotettavaa dataa. Kun tuotantokoneisiin kytketään IoT-sensori, päästään koneiden käyttöasteita mittaamaan tarkasti ja luotettavasti. IoT-sensoreiden avulla mitattu koneen todellinen käyttöaste auttaa määrittämään työvaiheiden tavoitteellisen keston ja mahdollisen tuotantokapasiteetin perinteisiä kirjauksia luotettavammin.

IoT:n – eli esineiden internetin – ja analytiikan avulla voidaan seurata koneiden käyttöasteen lisäksi työvaiheiden kestoja sekä läpimenotrendejä tiettyjen työvaiheiden osalta. Tämä piirtää luotettavan kuvan työjonon pullonkauloista ja tavoitteellisista läpimenoajoista. Samalla IoT-sensorin avulla on mahdollista ennakoida huollon tarve, mikä osaltaan parantaa toimitusvarmuutta ja palvelee laatujärjestelmän perimmäisiä tavoitteita.

2. Dataa kertyy toiminnanohjausjärjestelmään, mutta mitään ei tapahdu

Laatujärjestelmiin kuuluu olennaisesti se, että asioita mitataan. Tyypillisesti kerääntyvä data on pirstaloitunut eri järjestelmiin, eikä sitä aina muisteta tai osata kerätä yhteen analysoitavaksi, jolloin tärkeä tieto jää pimentoon tai sitä ei hyödynnetä jatkuvan kehittymisen ajurina. Tällöin tuottavuus ei kehity.

Myös hyvin läpi viedyn laatujärjestelmäprojektin lopputuloksena voi olla tilanne, jossa ajantasaista näkymää prosessien ja yrityksen suorituskyvystä ei ole käytössä, ja jossa sen muodostamiseksi joudutaan keräämään tietoa useista lähteistä. Kun tieto vielä työstetään käsin, on syy–seuraussuhteiden löytäminen haastavaa.

Jotta asioihin voi vaikuttaa, on nähtävä niiden yhteydet.

Nykyaikaisten analytiikkatyökalujen avulla eri järjestelmiin kertyvä tieto on mahdollista yhdistää ja työstää automaattisesti raporteiksi, jotka ovat aina ajantasaisia ja joiden avulla syy–seuraussuhteiden hahmottaminen on helpompaa. Reaaliaikainen, havainnollinen ja ymmärrettävä raportointi mahdollista kokonaisvaltaisen tiedolla johtamisen. Tällöin kehityskohteet on helppo havaita ja yritys voi liikkua systemaattisesti kohti tavoitteitaan.

3. Jatkuva parantaminen näyttäytyy henkilöstölle sanahelinänä

Laatujärjestelmästä ja jatkuvasta parantamisesta on toisinaan vaikea innostua. Tämä johtuu tyypillisesti siitä, että kokonaiskuvaa on vaikea hahmottaa. Otetaan esimerkiksi reklamaatiot.

Perinteisessä laatujärjestelmässä reklamaatiot dokumentoidaan tapauskohtaisesti. Joissain yrityksissä nämä tehdään suoraan toiminnanohjausjärjestelmään, toisissa yhteenvetotaulukoihin. Tämän hyötyä ei aina nähdä, minkä vuoksi se saatetaan jättää tekemättä. Tällöin on toki peiliin katsomisen paikka: miten reklamaatioiden hoitamisesta viestitään ja miten yrityksessä osoitetaan, että merkinnöillä on väliä?

Analytiikka osoittaa reklamaatioiden todelliset kustannukset.

Tilanne muuttuu, kun nähdään, miten paljon reklamaatiosta aiheutuu kustannuksia läpi toimitusketjun. Analytiikkaohjelmistolla saadaan selkeä mittari, joka hälyttää, kun etukäteen määritellyt hälytysrajat ylittyvät tai alittuvat, ja joka osoittaa reklamaation aiheuttamat todelliset kustannukset. Lisäksi analytiikan avulla päästään näkemään tietyt trendit, jos sellaisia löytyy: toistuuko reklamaatioiden kohdalla tietty ajankohta, työntekijä tai asiakas.

Analytiikan avulla tuotetut selkeät visualisoinnit ja tavoitteet auttavat henkilöstöä arvioimaan omaa suoriutumistaan, asettamaan henkilökohtaisia tavoitteita sekä nauttimaan niiden saavuttamisesta. Kun saadaan ymmärrettävämpään muotoon se, kuinka töistään suoriutuu, kasvaa usein myös motivaatio.

Analytiikan kehittäminen on osa nykyaikaista johtamista

Analytiikan kehittäminen ja tiedon hyödyntäminen ovat olennainen osa laatujärjestelmää ja jatkuvaa parantamista. Ihannetilanne yrityksessä on se, että dataa aletaan keräämään jo ennen laatujärjestelmän käyttöönottoa, koska tällöin päästään heti kiinni muutoksiin, joita lukemissa tapahtuu, kun laatu- tai johtamisjärjestelmä otetaan käyttöön. Myös laatujärjestelmän mukanaan tuomat muutokset on helpompi jalkauttaa arkeen, kun kaikilla on käytettävissään tietopohjaiset perustelut – helposti ymmärrettävässä muodossa.

Analytiikkaa voidaan kehittää nuorissakin yrityksissä jo ennen kuin niiden toiminta ja prosessit ovat vakiintuneet. Tällöin kertyvä tieto auttaa rakentamaan kannattavaa liiketoimintaa ja kehittämään prosesseja alusta alkaen tarkoituksenmukaisiksi. Viime vuosina analytiikkaohjelmistojen ja teknologioiden hinta on laskenut ja kysyntä kasvanut. Mahdollisuudet analytiikan kehittämiseen ovat siten yhä useampien yritysten ulottuvilla – ja pian kilpailukyvyn edellytys.

 

Artikkelia varten on haastateltu laatu- ja lean-asiantuntija Antti Huuskosta ja analytiikan kehittämisen asiantuntija Janne Vänttistä.