Toteutimme tiiviissä yhteistyössä Talentreen kanssa tiedolla johtamisen projektin, jossa rakensimme raportointinäkymiä eri näkökulmista. Projektin hyödyt näkyvät päivittäisessä arjessa, ja se on poikinut hengästyttävän määrän jatkokehitysideoita.
Parempi näkymä toimii kehittämisen ajurina
Meillä on ollut käytössä itse kehittämämme toiminnanohjausjärjestelmä jo 15 vuotta, ja dataa tekemisestämme on kertynyt runsaasti. Lähdimme nyt jalostamaan tätä tietoa ja rakentamaan mittaristoa toiminnan tarkastelun ja kehittämisen tueksi. Näimme, että meillä olisi mahdollisuuksia tuottaa helpommin hyvää palvelua ja hyödyntää tietoa päivittäisessä päätöksenteossa ja strategisen suunnittelun tukena.
Tavoitteemme oli rakentaa johdon työpöytä, jonka kautta saamme selkeät näkymät liiketoiminnan ydinasioihin. Lisäksi halusimme saada aidosti näkyville kehityskohteet: data on lahjomattomampi tietolähde ja osoittaa, miten tekemisemme ja jatkuva prosessien kehittäminen vaikuttavat lukuihin.
Tietojärjestelmiämme on kehitetty ja hyödynnetty pitkään toiminnanohjauksen ja tuotannon näkökulmasta. Nyt lähdimme miettimään, miten keräämämme tieto käännetään kaupalliseksi tekemiseksi. Projektin myötä omat tietokantamme ovat tulleet aiempaa paremmin tutuiksi, mikä on poikinut paljon kehitystyötä omiin järjestelmiimme.
Meillä on nyt parempi tilannekuva koko organisaation osalta
Analytiikan ja tiedolla johtamisen kehittämisellä on merkittävä rooli liiketoimintamme kannalta. Meillä on muutamia kivijalkoja, joiden päällä seisomme, kuten henkilökunnan hyvinvointi, ja nyt saimme näihin liittyvät mittarit järjestykseen. Kun data on helposti tulkittavissa, ei tarvitse puskea asioita jääräpäisesti vaan on helpompi löytää ne kohdat, joissa on muutettavaa.
Tiedon käytettävyys parani huomattavasti, kun raportointi on jatkuvasti ajan tasalla ilman erillistä tuottamista. Toteuttamamme järjestelmä tarjoaa visuaalisen ja automaattisesti päivittyvän näkymän, jonka kautta lukuja pääsee penkomaan monelta kantilta hyvinkin nopeasti. Tämä on vaikuttanut arkeemme etenkin myynnin, huollon ja varastonhallinnan kohdalla.
Pystymme tekemään perusteltuja ratkaisuja ja reagoimaan tilanteisiin paremmin. Päätösten vaikutukset näkyvät aika nopeasti siinä, miten trendit isossa kuvassa muuttuvat.
Olemme tehneet linjauksia sen suhteen, mihin meidän kannattaa keskittyä. Olemme tarkastelleet mm. hinnoittelua, prosessin seurantaa ja läpimenoaikoja, ja tiedämme tarkemmin omat syömähampaamme ja sen, mitkä palvelut ovat kannattamattomia. Näemme myös, mitä kannattaa pitää hyllyssä ja järjestelmä auttaa meitä pitämään varaston oikean kokoisena.
Kehitimme henkilöstötyytyväisyydelle ja henkilöstön hyvinvoinnille oman mittariston. Samalla loimme kanavan anonyymiin ideointiin ja kommentointiin, mille on selvästi ollut tarvetta: Kanava on poikinut paljon arvokasta tietoa, ja siitä on ollut yllättävän paljon hyötyä. Toimipaikkojen esimiehet ovat saaneet tätä kautta hyvää palautetta tekemistään muutoksista, ja toisaalta saamme myös ennakoivasti tietoa asioista, joihin kannattaa kiinnittää huomiota.
Automatisoitu raportointi helpottaa arkea
Huoltopäälliköiden arjesta on käytännössä hävinnyt raporttien laatimiseen menevä aika. Aiemmin vastaava tieto koostettiin ja toimitettiin excelin avulla; nyt siihen pääsee käsiksi napin painalluksella. Näemme silmäyksellä, miten huollon työkuorma kehittyy ja mitkä läpimenoajat ovat, mikä auttaa päivittäisessä resursoinnissa paljon. Pyrimme parantamaan huollon läpimenoaikaa, mikä näkyy myös asiakkaiden suuntaan.
Samoin myyntitiimin osalta palaveriraportit ovat valmiita ilman, että tarvitsee polttaa aikaa raportointiin. Päämiehille on nyt äärimmäisen helppoa tuottaa todella tarkkaa tietoa heidän koneidensa huoltomääristä ja läpimenoajoista: näemme esimerkiksi, mikä osa palveluntuottamisen prosessista johtuu varaosien toimitusajasta. Tämä helpottaa viestintää ja tavoitteenasetantaa päämiesten kanssa, ja pystymme kehittämään toimintaamme yhdessä heidän kanssaan.
Myös omassa päivittäisessä tekemisessäni ajansäästöt ovat suuria. Se, että tieto kertoo olennaisista asioista ja on tarpeeksi todennettua, tuo varmuutta ja rauhaa päätöksentekoon. Muun muassa päätökset lisärekrytoinneista on näin helppo perustaa tuntuman sijasta tietoon.
Arvostimme sparraava yhteiskehittämistä
Talentreen valintaan vaikutti mahdollisuus yhdistää liiketoiminnan kehittämisen näkökulma ja itse järjestelmän pystyttäminen: saimme saman katon alta sparrausta kehitystyöhön ja kumppanin toteutukseen. Meille oli myös tärkeää olla vahvasti mukana järjestelmän toteutuksessa ja kerryttää omaa osaamistamme.
Talentree sparrasi meitä mittariston kehittämisessä ja hoiti työpöytä-näkymän visuaalisen toteutuksen. Yhteinen asioiden pyörittely toimi hyvin: pidin siitä, että ideoitamme kehitettiin ja haastettiin riittävässä määrin.
Pidin konsultoinnin ja teknisen toteutuksen yhdistelmää onnistuneena. Jouni toi projektiin konsultoinnin näkökulmaa ja tuki projektin läpiviennissä. Koodipuolen joustava tekeminen puolestaan yllätti positiivisesti, sillä on aina haastavaa, kun työskennellään hyvin syvällä organisaation ytimessä, missä on paljon tietoa ja kaikki vaikuttaa kaikkeen.
Kokonaisuuden sisältö
Kokonaisuuteen kuuluivat KPI-määrittely ja tekninen analyysi, raportoinnin sprinttimallinen kehitysvaihe, jossa rakennettiin raportointinäkymiä Power BI:llä. Tiimissä työskenteli analytiikan kehittäjän lisäksi konsultti, joka koordinoi toteutusta ja osallistui kehitystyöhön liiketoimintalähtöisenä sparraajana.
Sähköhuolto Tissari Oy
Sähköhuolto Tissari Oy on tehnyt eri teollisuuden alojen ammattilaisten sähkötyökalujen ja koneiden korjausta ja kunnossapitoa jo vuodesta 1980. Sähköhuolto Tissari on kuopiolainen perheyritys, joka toimii myös Vantaalla ja Turussa. Yritys pyrkii olemaan alansa ja kokoluokkansa edelläkävijä, ja on kehittänyt toimintamallejaan ja ratkaisujaan pitkäjänteisesti. Yrityksen liikevaihto vuonna 2020 oli 4,7 miljoonaa euroa. Tutustu yritykseen: sht.fi/
