Laatujärjestelmät.

Mikä on laatujärjestelmä?

Laatujärjestelmällä tarkoitetaan yleisesti laadunhallintajärjestelmää, jolla varmistetaan ja osoitetaan, että yrityksen prosessit ja johtaminen täyttävät tietyt laatuvaatimukset.

Laatujärjestelmän tavoitteita ovat toiminnan jatkuva parantaminen ja asiakastyytyväisyys. Usein myös johtamisjärjestelmiä kutsutaan arjessa laatujärjestelmiksi.

Mitä laatujärjestelmällä tehdään?

Laatujärjestelmän tarkoitus näyttäytyy erilaisena eri näkökulmista. Uusille työntekijöille se tarjoaa selkeät toimintatavat ja tavoitteet, erityisesti nykyisille työntekijöille jatkuvan parantamisen mallin ja yritykselle kilpailuetua myyntiin ja markkinointiin. Asiakkaan suuntaan laatujärjestelmä näkyy toimitusvarmuutena, hyvänä laatuna ja sitoutumisena asiakkaan päämääriin.

Laatujärjestelmä voi olla sertifioitu, jolloin se täyttää Finaksen akkreditoiman laitoksen hyväksymänä standardin vaatimukset, tai se voi perustua yrityskohtaisiin vaatimuksiin ilman sertifiointia. Tunnetuimpia laadunhallintastandardeja on kansainvälinen ISO 9001:2015 -standardi. Yrityksellä oleva ISO9001:2015 -sertifikaatti osoittaa, että yrityksen johtamisjärjestelmä noudattaa kyseistä standardia.

Mitä eroa on johtamisjärjestelmällä ja laatujärjestelmällä?

Laatujärjestelmän ja johtamisjärjestelmän eron selittäminen on vaikeaa, vaikka asia on lopulta yksinkertainen. Laatujärjestelmä viittaa yhdestä, ISO 9001:2015 -standardin, näkökulmasta kehitettyyn toimintamalliin, joka on osa ISO:n johtamisen standardiperhettä. Eli periaatteessa senkin kohdalla kyseessä on johtamisjärjestelmä. Samalla tavalla johtamisjärjestelmiä ovat ISO 14001:2015 -standardin mukaan kehitetty ympäristöjärjestelmä tai OHSAS 18001 / ISO 45001:2018 -standardin mukaan kehitetty työterveyden ja työturvallisuuden johtamisen järjestelmä.

Yleisesti johtamisjärjestelmällä voidaan siis tarkoittaa mitä tahansa ISO-standardien mukaisista järjestelmistä, niiden yhdistelmää tai pelkästään organisaation omista tarpeista lähtien kuvattua tapaa toimia ja johtaa. Johtamisjärjestelmä on laajempi käsite kuin laatujärjestelmä, vaikka puheessa on tavanomaista puhua pikemminkin laatujärjestelmistä.

Mikä on sertifioitu johtamisjärjestelmä?

Sertifioitu johtamisjärjestelmä on osoitus tiettyjen kansainvälisten standardien vaatimusten täyttymisestä. Alla ovat yleisimmät kansainväliset standardit, joiden mukaisia sertifikaatteja yritykset tavoittelevat. Yrityksellä voi olla yksi tai useampia sertifikaatteja. Yleisimpiä standardeja ovat:

  • ISO 9001:2015 laadunhallintajärjestelmä
  • ISO 14001:2015 ympäristöjärjestelmä
  • ISO 45001:2018 työterveyden ja työturvallisuuden johtamisjärjestelmä (korvannut OHSAS 18001 standardin)

Nämä kolme kansainvälistä johtamisjärjestelmä standardia jakavat saman jatkuvan parantamisen mallin: Plan, Do, Check, Act – eli suunnittele, tee, tarkasta, toimi.

ISO 9001 -laatujärjestelmä

ISO 9001 -laatujärjestelmän vaatimukset päivittyivät vuonna 2015, ja viimeisin standardi onkin tarkalta nimeltään ISO 9001:2015. Vuoden 2015 versio on liiketoimintalähtöisempi ja soveltuu kaikille organisaatioille yrityksen toimialasta, koosta ja tuotteista riippumatta.

ISO 9001 antaa raamit toimintatavoille, joiden avulla yritys täyttää asiakkaiden ja lainsäädännön asettamat vaatimukset tuotteiden ja palveluiden toimittamiselle. Standardi on prosesseihin keskittyvä johtamisjärjestelmämalli, joka keskittyy liiketoimintaprosessien kykyyn tuottaa haluttuja tuloksia. Standardi korostaa mm. asiakkaan saamaa lisäarvoa, suorituskykyä ja jatkuvaa parantamista.

ISO 14001 -ympäristöjärjestelmä

ISO 14001 on ympäristöjohtamisen standardisarja, joka uudistui syyskuussa 2015. ISO 14001:2015 -standardi nostaa ympäristöasiat yhä vahvemmin johdon tietoisuuteen ja edellyttää, että ympäristöasiat sisältyvät yrityksen strategiaan. ISO14001 -sarjan standardit käsittelevät ympäristöjärjestelmiä ja niiden auditointia, ympäristövaikutuksia kuten hiili- ja vesijalanjälkeä ja kasvihuonepäästöjä, ympäristön suojelua ja materiaalien käyttöä sekä näihin liittyvää viestintää.

ISO 14001 -standardin mukainen ympäristöjärjestelmä auttaa rakentamaan, ylläpitämään ja kehittämään yrityksen ympäristönsuojelutoimia. Järjestelmä auttaa noudattamaan lakisääteisiä vaatimuksia ja velvoitteita, ja se on myös keino osoittaa vastuullisuutta ympäristöasioissa.

ISO 45001 ja OHSAS 18001

ISO 45001 on työterveys- ja turvallisuusjärjestelmän standardi, joka korvasi vuoden 2018 alussa aiemman OHSAS 18001 -standardin. Siirtymäaikaa standardista toiseen on maaliskuuhun 2021, joten monissa yrityksissä on yhä käytössään myös OHSAS 18001 -standardin mukainen johtamisjärjestelmä.

ISO 45001:2018 yhdistää työterveys- ja turvallisuusasiat osaksi yrityksen jokapäiväistä toimintaa ja johtamista. Standardin tavoitteena on ehkäistä tapaturmia, sairauksia ja työterveysongelmia sekä edistää työhyvinvointia. Standardi kiinnittää huomiota riskien tunnistamiseen ja työtapojen parantamiseen. Työhyvinvoinnin edistämisen kautta järjestelmällä on vaikutusta mm. tehokkuuteen, innovatiivisuuteen ja tavoitteiden saavuttamiseen.

Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä!

Miten yrityksen laatujärjestelmä hyödyttää asiakasta?

Sertifiointi lisää asiakkaiden luottamusta jo itsessään. Paranevan laadun ja toimitusvarmuuden myötä paranee myös asiakastyytyväisyys. Koska laatujärjestelmä ohjaa tarkastelemaan asiakkaalle tuotettavaa lisäarvoa ja kiinnittää huomion asiakkaiden vaatimusten täyttymiseen, se voi johtaa yhä asiakaslähtöisempiin ratkaisuihin.

Joissain tapauksissa tehokkaampi tuotantoketju johtaa kilpailukykyisempiin hintoihin, joka voi näkyä asiakkaan päässä kustannussäästöinä.

Miten laatujärjestelmäprosessi etenee?

Laatujärjestelmän kehittäminen voidaan jakaa kolmeen isompaan vaiheeseen, jotka ovat suunnitteluvaihe, kehitysvaihe ja arviointivaihe. Laatujärjestelmän rakentamisen vaiheet esitellään yksityiskohtaisemmin erillisessä blogitekstissä. Alla vaiheet kuvataan pääpiirteittäin.

Laatujärjestelmän luominen aloitetaan aina kartoittamalla lähtötilanne, haastattelemalla avainhenkilöt ja teettämällä tarvittaessa sähköinen kysely koko henkilöstölle. Samalla luodaan katsaus yrityksen strategiaan erityisesti laadun näkökulmasta. Suunnitteluvaiheessa määritellään laatujärjestelmän tavoitteet.

Suunnitteluvaiheen jälkeen laatujärjestelmää aletaan systemaattisesti kehittää tietyn standardin, kuten ISO 9001:2015, ja/tai yrityskohtaisten vaatimusten mukaisesti. Kehitysvaiheessa käydään läpi pala palalta läpi organisaation toimintaympäristö, laadunhallinta ja johtamisen merkitys laadunhallinnalle sekä ydinliiketoimintojen ja tukitoimintojen vaatimukset, suorituskyvyn arviointimenettelyt ja jatkuvan parantamisen menettelytavat.

Kun kehittämisvaihe on takana ja laatujärjestelmä kuvainnollisesti paperilla valmis, on se vielä otettava käyttöön. Viimeiseen eli arviointivaiheeseen kuuluvat laatujärjestelmän jalkauttaminen, arviointi ja todentaminen sekä sen vakiinnuttaminen. Henkilöstö koulutetaan ja opastetaan laatujärjestelmän käyttöön, ja laatujärjestelmää arvioidaan sisäisessä auditoinnissa ja johdon katselmuksessa.

Jos yrityksen tavoitteena on sertifioida toimintansa, on seuraavaksi vuorossa sertifiointiprosessi.

Tutustu laatujärjestelmän rakentamisen vaiheisiin

Laatujärjestelmän osa-alueet:

Lähtötilan kartoitus

Strategia & toimintaympäristö

Johtajuus

Liiketoimintaprosessit

Laadunhallinta

Tukitoiminnot

Suorituskyvyn arviointi

Jatkuva parantaminen

Ympäristö- & TTT-politiikka

Laatukäsikirja, prosessit, Materiaalit
Sisäiset auditoinnit
Johdon katselmus
Sertifiointiprosessi

Laatujärjestelmän sertifiointi

Laatusertifikaatti on useille yritykselle tärkeä tavoite, joka lisää yrityksen uskottavuutta ja avaa myyntimahdollisuuksia. Sertifioinnin voi suorittaa ainoastaan akkreditoitu sertifiointilaitos, ja sitä ennen yrityksen on tullut toimia laatujärjestelmänsä mukaisesti tietyn aikaa.

Sertifiointiin kuuluu laatujärjestelmän esiauditointi, jossa tutustutaan laatujärjestelmän dokumentaatioon ja tarkastetaan, että kaikki tarvittava on kunnossa sertifiointia varten. Noin kuukauden kuluttua tästä järjestetään varsinainen sertifiointiauditointi, jonka perusteella yritystä esitetään sertifioitavaksi suoraan tai mahdollisin ehdoin.

Laatusertifikaatin myöntämisen jälkeen sen voimassaolo edellyttää, että yritys hoitaa vuosittain sisäisen auditoinnin sekä johdon katselmuksen ja että akkreditoitu laitos käy suorittamassa kahtena vuonna peräkkäin määräaikaisarvioinnin, mitä seuraa kolmantena vuonna uudelleen arviointi.

Lue asiakkaamme kokemuksia laatujärjestelmän rakentamisesta

Miten laatujärjestelmä yrityksessä konkreettisesti näkyy?

  • Tukee strategian toteuttamista
  • Selkeyttää toimintatapoja ja vastuita
  • Tuo tiedon esiin ja saataville
  • Helpottaa henkilöstön perehdyttämistä
  • Ohjaa kehittämään toimintaa jatkuvasti

Laatujärjestelmä tukee strategian toteuttamista ja ohjaa päivittäistä tekemistä. Tämän se tekee standardoitujen toimintatapojen, seurannan ja mittaamisen sekä havainnollisen raportoinnin avulla.

Laatujärjestelmän dokumentointi on merkittävä osa laatujärjestelmän rakentamista ja pohja sen noudattamiselle arjessa. Laatukäsikirjassa kuvataan organisaation toimintaympäristö ja yrityksen ydinprosessit. Kun dokumentointi tehdään nykyaikaisesti pilvipalveluihin, tieto on helposti saatavissa siellä ja silloin, kun sitä tarvitaan. Tämä helpottaa uuden henkilöstön perehdyttämistä ja keventää ylläpitoa.

Koska laatujärjestelmän yhtenä tavoitteena on vahvistaa johtajuutta ja esimiestyötä, laatukäsikirjassa kuvataan mm. työnkuvat, vastuut ja valtuudet. Laatukäsikirja onkin samalla organisaation johtamisjärjestelmän kuvaus, ja se ohjaa laatujärjestelmä myös organisaation sisäistä vuorovaikutusta ja toimintatapoja.

Laadunhallintaan kuuluu olennaisesti jatkuvan parantamisen malli, mikä näkyy siinä, että jatkuvaan parantamiseen tähtäävän lean-filosofian periaatteita hyödynnetään usein laatujärjestelmää luodessa. Työpaikan arkeen laatujärjestelmä tuo entistä enemmän lean-ajattelun mukaisia toimintamalleja, ja henkilöstö osallistuu kehitysideoiden tuottamiseen.

Erityisesti johto ja esimiehet – parhaissa tapauksissa koko henkilöstö – voi seurata laatujärjestelmän periaatteiden toteutumista ja jatkuvaa kehitystä tärkeimmistä tunnusluvuista koostuvien mittareiden ja havainnollisten raporttien avulla. Nykyaikaisten analytiikkatyökalujen avulla on mahdollista ajaa organisaation eri toiminnoista automaattisesti ajantasaisia raportteja, jotka osoittavat pullonkaulat ja saavutetut tavoitteet tarkasti ja luotettavasti. Näin päästään johtamaan laatujärjestelmään kirjattuja toimenpiteitä ja tarkastelemaan, miten toimintaa voidaan systemaattisesti kehittää.

Harkitsetteko laatujärjestelmää? Ota yhteyttä!

Laatujärjestelmän käyttöönotto yrityksessä

Laatujärjestelmästä tiedottaminen on erittäin tärkeää. Laatujärjestelmä koskee koko organisaatiota ja sen vaikuttavuus perustuu siihen, että laatukäsikirjaan dokumentoidut toimintamallit ovat aidosti osa yrityksen arkea.

Tiedotus laatujärjestelmätyöstä kannattaa aloittaa jo varhaisessa vaiheessa – ja sitä on hyvä jatkaa läpi projektin. Henkilöstö on hyvä pitää ajan tasalla siitä, miten ja missä vaiheessa laatujärjestelmä vaikuttaa omaan työnkuvaan, ja mitkä ovat tavoitteet sen kehittämisen taustalla.

Laatujärjestelmäkoulutus järjestetään laatujärjestelmän valmistuttua, mutta myös alkukartoituskyselyn ja koulutuksen välissä voi pitkin matkaa kertoa laatujärjestelmän rakentamisen vaiheista ja etenemisestä. Samalla henkilöstölle tarjoutuu luonteva tilaisuus esittää kysymyksiä. Tieto ja ymmärrys ovat omiaan lisäämään sitoutumista laatujärjestelmän tavoitteisiin.

Miksi valita laatujärjestelmäprojektin kumppaniksi Talentree?

  • Olemme kehittäneet lukuisia ISO 9001, ISO 14001 ja OHSAS18001 (ISO 45001) standardien mukaisia johtamisjärjestelmiä sertifiointiin saakka mm. metalli- ja rakennusteollisuudessa sekä teollisuuden palveluliiketoiminnassa ja oppilaitosympäristössä.
  • Meillä on kokemusta myös spesifimpien laatujärjestelmien kehittämisestä ja ylläpidosta ISO 3834 ja SFS-EN 1090 -standardien ja NATO:n AQAP-julkaisujen mukaisesti.
  • Olemme toimineet ulkoisena laatupäällikkönä organisaatioissa eri toimialoilla.
  • Olemme lean-asiantuntijoita: lean-kehitysprojekteja ja lean-valmennuksia olemme toteuttaneet teollisuudessa, sairaalassa ja hoiva-alalla sekä elintarvike- ja maataloudessa.
  • Saat meiltä kaikki laatujärjestelmän käyttöönottoa ja liiketoimintaasi tukevat palvelut: laatujärjestelmäprojektiin voidaan sujuvasti yhdistää mm. esimiesvalmennukset, analytiikan ja järjestelmäkehityksen sekä taloushallinnon palvelut.
  • Projektin aikana ja/tai sen myötä voimme syventyä mihin tahansa osa-alueeseen, joka kytkeytyy muihin tarjoamiimme palveluihin, jolloin viette yritystänne kokonaisvaltaisesti eteenpäin – saman kumppanin kanssa.

Laatupäällikön tehtävät

Laatujärjestelmän käyttöönoton ja ylläpidon kannalta on hyvä löytää työyhteisön jäsen hoitamaan laatupäällikön tehtävää. Laatupäällikkö on tiiviisti mukana laatujärjestelmää rakennettaessa ja saa samalla tarvittavan koulutuksen laatupäällikkönä toimimiseen.

Talentreen projekteissa hyödynnetään usein mallia, jossa Talentreen ulkoinen laatupäällikkö toimii yrityksen tukena sovitun ajan, minkä jälkeen laatupäällikön tehtävät siirtyvät sisäisesti hoidettaviksi.

Laatupäällikön tehtäviin kuuluvat mm.

  • laatutyön vuosikellon laatiminen
  • vaadituissa toimenpiteissä avustaminen
  • johdon katselmusten järjestäminen
  • alihankkijoiden arvioinnit ja
  • sisäinen auditointi.

Mitä sisäinen auditointi tarkoittaa?

Sisäinen auditointi on laatusertifikaatin vuotuinen edellytys, joka edistää laadunhallintaa yrityksessä. Sisäisen auditoinnin voi suorittaa yrityksen oma laatupäällikkö, ulkoistettu laatupäällikkö tai muu organisaation työntekjä, jolla on riittävät edellytykset.

Käytännössä sisäinen auditointi tarkoittaa prosessien tarkastelua suhteessa organisaation, toimintaympäristön, sidosryhmien tai standardin vaatimuksiin nähden. Lopputuloksena on katsaus yrityksen toimintaan ja kehityskohteisiin, erityisesti suhteessa laatujärjestelmän tavoitteisiin.

Sisäinen auditointi auttaa selkeyttämään toimintamalleja ja kartoittamaan, mistä esimerkiksi laadun tai asiakastyytyväisyyden laskusuunta johtuu. Sisäisen auditoinnin tuloksena syntyy toimintasuunnitelma, jossa havaitut kehityskohteet on priorisoitu. Kokonaisuudessaan sisäinen auditointi

  • helpottaa toiminnan johtamista,
  • tekee muutoksen hallittavaksi ja
  • ylläpitää jatkuvaa parantamista.

Tutustu tarkemmin sisäiseen auditointiin ja laatupäällikköpalveluun

Ota yhteyttä

Lisää aiheesta: