Parasta työskentelyssä oli se, että ajatuksia ravisteltiin ihan kunnolla.

Pohjois-Savon TE-toimiston palvelujohtaja Väinö Vähäsarja

Vuoden 2018 lopulla totesimme Pohjois-Savon TE-toimistossa, että organisaatiotamme piti uudistaa. Halusimme vastata entistä dynaamisemmin muuttuvan työmarkkinan vaatimuksiin. Nopeasti ymmärsimme, että muutos olisi niin suuri, että sen toteuttamiseen olisi syytä ottaa mukaan jokin ulkopuolinen taho.
Talentreen tarjous voitti kilpailutuksen, sillä se oli hyvin mietitty ja osuva juuri meidän tarpeisiimme. Myös henkilöstöä osallistava toteutustapa miellytti.

Asiakas ensiksi

Halusimme muokata organisaatiotamme asiakaslähtöisempään ja tehokkaampaan suuntaan. Tavoitteena oli vahvistaa toimintamallia, jonka keskiössä olisi kokonaisvaltainen asiakkuuden hoito. Jotta pystyisimme siihen, meidän piti ensin erottaa, millä asioilla on merkitystä, ja suunnata resursseja niihin. Mitä olisivat tulevaisuuden TE-toimiston palvelut?
Vuonna 2019 edessä oli iso vuori kiivettävänä. Idea oli lähtenyt muutos- ja kehitysmyönteiseltä johdolta. Eniten mietitytti, miten henkilöstö suhtautuu näin suureen muutokseen. Henkilöstökysely kuitenkin osoitti, että huoli oli turha. Myös henkilöstö oli tunnistanut tarpeen muutokselle ja he olivat erittäin sitoutuneita siihen.
Teimme alussa lisäksi asiakaskyselyn, jolla selvitimme asiakkaiden tarpeita ja toiveita. Tämä vahvisti ajatustamme siitä, että olemme liikkeellä oikeaan suuntaan.

Henkilöstö vahvasti mukana

Tiesimme alusta saakka, että haluamme osallistaa henkilöstön vahvasti. Meillä on monia pitkän uran työvoimapalveluissa tehneitä, mutta myös yritysmaailmasta tulleita. Halusimme valjastaa kaiken tämän osaamisen uudistusten avuksi ja suunnittelimme Talentreen asiantuntijoiden kanssa, miten tämä onnistuisi parhaiten.
Kaikki halukkaat saivat hakea työpajoihin. Niistä tehtiin mahdollisimman suuria, mutta kuitenkin toimivia. Hakijoista mukaan valittiin henkilöitä kaikilta paikkakunnilta ja kaikilta palvelulinjoilta – asiantuntijoita, esimiehiä ja johtoa.
Lisäksi työpajojen välissä koko henkilöstöllä oli mahdollisuus osallistua keskusteluun Yammer-yhteisöpalvelussa. Rohkaisimme kaikkia tuomaan esiin omat ideansa, halutessaan vaikka nimettömänä. Sisäisen viestinnän merkitys tällaisten hankkeiden onnistumisessa on valtava, ja erityisen tärkeää on kuunteleminen.

Kaikkeen sai kajota

Parasta työskentelyssä oli se, että ajatuksia ravisteltiin ihan kunnolla. Mitään ei pidetty niin pyhänä, etteikö siihen voinut kajota. Hankkeen toteutusjärjestys tuli Talentreelta. Ensin selvitimme, mitä meiltä odotetaan, ja sitten sen, miten se toteutetaan. Vasta lopuksi mietimme, millaisella organisaatiolla tämä on mahdollista.
Oli erittäin arvokasta, että meillä oli mukana ulkopuolinen toimija, joka toi työskentelyymme asiakas- ja liiketoimintanäkökulmaa sekä erilaisia metodeja, kuten palvelumuotoilua. He tarkastelivat asioita ilman meidän sisäpuolelta katsovien olettamuksia ja esittivät välillä herätteleviä ”tyhmiä kysymyksiä”.
Meillä oli käsiteltävänä niin valtavan laaja kokonaisuus, että hyödyimme myös yhteenvedoista ja tiivistyksistä, joita Talentreen asiantuntijat tekivät.
Toteutimme hankkeen Talentreen ohjauksessa, mutta meidän ehdoillamme. Missään vaiheessa ei tullut sellainen olo, että meihin olisi kaadettu ylhäältä viisautta. Ennemminkin saimme välillä herättelyitä, osuvia kysymyksiä tai tökkäyksiä oikeaan suuntaan.

Melkein kaikki uusiksi

Mikäkö muuttui? Mikä ei olisi muuttunut! Vuoden 2020 alusta alkaen meillä on ollut uusi strategia, uusi missio ja uusi visio. Arvot pysyivät samoina, mutta nyt niitä eletään todeksi eivätkä ne vain ole olemassa. Palvelumallit uudistuivat ja niiden tueksi muotoiltiin oikeanlainen organisaatio.
Olennaisia osia luomastamme palvelumallista on ollut nyt Suomen hallituksessa paljon esillä. Olimme siis ajatuksiemme ja johtopäätöksiemme suhteen edelläkävijöitä.
Suosittelen lämpimästi organisaatiomuotoilua, kun huomataan tarvetta muutokselle. Me lähdimme toteuttamaan tätä asiakaslähtöisyyden ja palvelujen ehdoilla. Onnistumisen kannalta on erittäin tärkeää, että henkilöstö on sitoutunutta ja valmis muutokseen. Lisäksi on välttämätöntä keskustella henkilöstön kanssa ja kuunnella heitä koko prosessin ajan.

Pohjois-Savon TE-toimisto

Pohjois-Savon työ- ja elinkeinotoimistossa työskentelee lähes 200 työelämän asiantuntijaa. TE-toimiston asiakkaita ovat sekä työnhakijat että työtä tarjoavat työnantajat. Pohjois-Savon TE-toimistolla on toimipaikat Kuopiossa, Siilinjärvellä, Iisalmessa ja Varkaudessa. Tutustu organisaation täältä. 

Toteutimme hankkeen Talentreen ohjauksessa, mutta meidän ehdoillamme.

Pohjois-Savon TE-toimiston palvelujohtaja Väinö Vähäsarja