Tilitoimiston vaihto – miten tehdä se onnistuneesti?

Voiko ruoho olla aidan takana oikeasti vihreämpää? Kyllä voi, ja siksi ei kannata jäädä huonoon suhteeseen roikkumaan. Tilitoimiston vaihto tulee ajankohtaiseksi, jos et syystä tai toisesta ole tyytyväinen nykyiseen kumppaniisi ettekä saa tilannetta korjattua. Luettuasi tämän blogitekstin tiedät, miten edetä. Prosessi ei suurella todennäköisyydellä ole lainkaan niin monimutkainen kuin ehkä ajattelet.

Tilitoimiston vaihto kesken tilikauden – miksi se kannattaa?

Ensin kannattaa keskustella nykyisen kumppanin kanssa rehellisesti odotuksista, toiveista ja mahdollisista puutteista: löytyisikö yhteinen sävel sittenkin? Jos tulevaisuus tuntuu yhä takkuiselta, tilitoimiston vaihto kannattaa laittaa vakavaan harkintaan, jotta puutteellisia palveluja tarjoava tilitoimisto ei jarruta liiketoimintaanne ja vie omia voimavarojanne.

Syitä tilitoimiston vaihtamiseen on monia, joista esimerkkeinä:

• kasvavan yrityksen kasvavat tarpeet tilitoimistolle
• halu vaihtaa paremmin palvelevaan järjestelmään
• halu kehittää prosesseja tai raportointia
• haasteet kommunikaatiossa
• puutteet palvelun laadussa tai
• epäselvyydet laskutuksessa.

Joissain tapauksissa kirjanpitäjän tavoittaminen saattaa olla vaikeaa tai et saa selkeitä vastauksia kysymyksiisi. Huono viestintä voi altistaa jopa kirjanpidon virheille, joten hyvä kommunikaatio on kaiken perusta.

Mutta hetkinen! Tilikausi on vielä kesken. Voiko silloin alkaa säätämään ja vaihtaa toimistoa? Kyllä voi.

Useat luulevat prosessin olevan hankala ja työläs, varsinkin kesken tilikauden, mutta sitä se ei ole. Usein tilitoimiston vaihto on varsin suoraviivainen projekti. Nykyinen ja uusi tilitoimisto sopivat tietojen siirrosta, ja uusi tilitoimisto toimii muutoksessa projektipäällikön roolissa.

Tilitoimiston valinnassa kannattaa katsoa tulevaisuuteen

Syy tilitoimiston vaihtoon ei suinkaan aina ole negatiivinen. Saatat kaivata uutta tilitoimistoa myös siksi, että nykyinen tilitoimistosi ei enää pysy mukana yrityksesi liiketoiminnan kasvaessa. Tilitoimistojen tarjoamissa palveluissa on suuria eroja, eikä nykyinen kumppanisi välttämättä pysty tarjoamaan sellaista apua, jota kehittyvä yrityksesi tarvitsee.

Joillain palvelut ovat rajatumpia, kun taas toisilla tilitoimistoilla ne ovat laajamittaisia. Pidä nykyisten tarpeiden lisäksi mielessäsi tulevaisuus. Kun tavoittelet kasvua, tilitoimiston täytyy pystyä auttamaan ja vastaamana tarpeisiisi paitsi nyt myös huomenna.

Vaikka yritykselläsi olisi eri sähköinen järjestelmä kuin uudella tilitoimistolla, se ei estä vaihtoa. Varsinkin kasvuyritysten kannattaa kuitenkin varmistaa, että uusi järjestelmä vastaa kunnolla omia tarpeita. Yleensä yritys onkin valmis vaihtamaan työkalua siinä vaiheessa, kun vanha ei enää taivu liiketoiminnan kasvuun tai jos järjestelmä on todella jäykkä käyttää.

Jos taas uudella tilitoimistokumppanillasi on käytössä sama sähköinen taloushallinto-ohjelma kuin teillä nykyisin, ympäristö säilyy samana ja vain palveluntarjoaja vaihtuu.

Tilitoimiston vaihto käytännössä

Ennen kun toimit, pidä mielessäsi muutama asia, jotka liittyvät vaihtoon.

1. Älä tee hätiköityjä päätöksiä.
   Valitse uusi tilitoimistosi huolellisesti. Yleinen virhe on painottaa liikaa hintaa, jolloin huomaat joutuneesi ojasta allikkoon. Tutustu tilitoimistoihin ja valitse sellainen, jonka palvelut sopivat kunnolla omiin tarpeisiisi. Vinkit oikean tilitoimiston valintaan löytyvät blogista myöhemmin.
2. Tee odotuksesi selväksi uudelle tilitoimistolle.
   Käy läpi myös ne asiat, jotka hiersivät edellisessä tilitoimistossa, jotta et paini samojen ongelmien kanssa uudestaan.
3. Selvitä nykyisen tilitoimistosi tarkka irtisanomisaika.
   Tilitoimiston irtisanomisaika on tyypillisesti yhdestä kolmeen kuukautta.
4. Sovi nykyisen tilitoimistosi vastuualueet ja aikataulu.
   Sovi selkeästi nykyisen tilitoimistosi kanssa siitä, mitä asioita se hoitaa ja mihin päivämäärään saakka.
5. Sovi uuden tilitoimistosi vastuualueet ja aikataulu.
   Käy läpi myös uuden tilitoimistosi kanssa materiaalien toimittamiseen liittyvä työnajako ja yhteistyön alkamisen ajankohta.
6. Tarkista, mitä uusi tilitoimisto tarvitsee sinulta.
   Uusi tilitoimisto tarvitsee kirjanpidon raportit vähintään edelliseltä ja kuluvalta tilikaudelta. Lisäksi se tarvitsee kopiot viimeisistä veroilmoituksista ja verotuspäätöksistä. Uusi tilitoimisto tekee näitä koskevan tietopyynnön usein valmiiksi.
7. Sovi (tarvittaessa) sähköisen järjestelmän vaihdosta.
   Jos yritykselläsi on eri sähköinen järjestelmä kuin uudella tilitoimistolla, vaihto tehdään aina kuun vaihteessa. Uusi tilitoimisto järjestää käyttöönottokoulutuksen ja astuu projektipäällikön saappaisiin. Se aikatauluttaa ja vastuuttaa tekemisen uuden ja vanhan tilitoimiston sekä asiakkaan välillä. Sinä voit siis olla matkustajan paikalla. Huom! Jos järjestelmä on sama, ei tätä vaihetta tarvita: vanha järjestelmä jää voimaan ja uusi tilitoimisto vaihtuu palveluntarjoajaksi.
8. Muista siirtää valtuutukset.
   Uusi tilitoimisto antaa sinulle selkeät ohjeet siitä, mitä asioita sinun itsesi pitää hoitaa ja mitkä asiat uusi tilitoimisto hoitaa. Uuden tilitoimiston kanssa sovitaan myös aikataulu vanhan tilitoimiston valtuutuksien peruuttamiselle.

Kysy lisää:

+358 50 595 4498 tomi.sarkkinen@talentree.fi

Tilitoimiston valinta

Kun olet vaihtamassa tilitoimistoa, työläin vaihe on etsiä juuri se sopiva kumppani. Millainen sitten on hyvä tilitoimisto? Jotta valinta olisi sujuvampi, listasimme muutamia vinkkejä. Ennen kuin siis alat kilpailuttaa tilitoimistoja, tarkasta seuraavat huomioitavat asiat.

• Auktorisoitu ammattilainen
  Varmista, että tilitoimisto on auktorisoitu. Tunnistat ammattimaisuuden Taloushallintoliiton myöntämästä auktorisoinnista. Se tarkoittaa sitä, että tilitoimiston palvelut ovat laadukkaita ja sen oma talous on kunnossa. Auktorisoidussa tilitoimistossa työskentelee asiantuntijoita, jotka ovat suorittaneet KLT- ja PHT- tutkinnon. KLT-tutkinto on taloushallintoalan asiantuntijatutkinto, ja PHT-tutkinto on palkkahallinnon asiantuntijatutkinto.
• Kattavat palvelut
  Kun tavoittelet kasvua ja kehitystä, on oleellista, että tilitoimistollasi on tarpeeksi kattavat palvelut. Kasvuyrityksille ei riitä pelkkä kirjanpito, vaan tarvitset myös osaavaa controller- ja CFO-palvelua. Lisäksi tilitoimistolla pitää olla yhteistyössä proaktiivinen ote. Hyvä tilitoimisto osaa
  • konsultoida,
  • analysoida yrityksesi taloudellista tilaa,
  • auttaa vaativissakin tilanteissa ja
  • viedä talousjohtamisen korkeimmalle tasolle.
• Sopivat työkalut
  Kasvua tavoittelevalla yrityksellä on tiettyjä tarpeita, joten myös tilitoimiston käyttämät sähköisten työkalujen täytyy olla sopivia. Kaikki sähköiset järjestelmät eivät taivu kasvuyrityksille. Käyttämämme Procountor– ja Netvisor-järjestelmät sopivat kuitenkin myös vaativaan käyttöön, ja niistä kannattaakin ottaa täysi hyöty irti. Tutustu sähköisten talousohjelmien etuihin kattavasti.
• Hyvä kommunikaatio ja saavutettavuus
  Ilman sujuvaa ja selkeää kommunikaatiota kohtaat taatusti ongelmia. Pahimmillaan kommunikaatiovaikeudet aiheuttavat virheitä. Tilitoimiston tehtävä on osata ilmaista asiat selkeästi niin, ettei sinulle jää mitään epäselvyyksiä. Varmista myös, että käyttämäsi tilitoimisto on valmis olemaan tavoitettavissa ja apuna myös yllättävissä tilanteissa.

Älä epäröi kysyä apua! Asiat sujuvat nopeammin ja vaivattomammin, kun otat yhteyttä rohkeasti. Kysyminen ei velvoita mihinkään, mutta saattaa olla ratkaisevaa sen oikean kumppanin löytämiseksi.