Saatko raportoinnista riittävästi tietoa?

Toteutimme hiljattain raportoinnin kehittämisen projektin, jossa lienee yhtymäkohtia monen yrityksen tilanteeseen. Avaamme tässä artikkelissa, mitä ja miksi projektissa tehtiin, ja kuulet myös asiakkaamme kommentit projektista.

Lähtötilanne oli seuraava: valtakunnallinen ympäristökonsultointi ja -suunnittelutoimisto Envineer huomasi liiketoiminnan kasvaessa, että nykyinen johtoryhmälle kuukausittain tuotettava talousraportointi ei ole sille vaadittavalla tasolla. Haasteena oli mm. raporttien vaikea tulkittavuus ja yleisesti ottaen turha monimutkaisuus. Tarpeena oli selkeyttää ja yksinkertaistaa raportointia siten, että raportit ovat helppolukuisia ja ymmärrettäviä.

“Pelkät numerot ovat raskaita etenkin henkilöille, jotka eivät käsittele niitä työkseen. Hyvä raportti antaa lukijoille kokonaisvaltaisemman kuvan yrityksen tilanteesta. Haemme projektilla selkeämpää talousraportointia johtoryhmää varten”, Envineerillä controllerina toimiva Mervi Nevalainen kertoo. “Selkeys on meille ykkösprioriteetti – toki myös se, että saamme raporttiin ne asiat, mitkä haluamme.”

Kartoita nykytila ja aseta tavoitteet

Envineerin johto ja Talentreen asiantuntijat tarttuivat haasteeseen yhteisissä työpajoissa. Aluksi käytiin läpi nykyiset raportit ja nykyisten järjestelmien tarjoamat mahdollisuudet ja toisaalta sellaiset kohdat, jotka vaativat säätämistä. Tapaamisissa mietittiin yhdessä, mitä tietoja johtoryhmälle toimitettavissa raporteissa olisi hyvä olla ja kuinka näitä voitaisiin selkeyttää.

Yhteisten tapaamisten jälkeen Talentreen tiimi aloitti työskentelyn ongelman ympärillä. Tiimin kesken jäsennettiin työpajojen antia ja pohdittiin, mitä tietoja ja missä muodossa esitettyinä johtoryhmäraportin tulisi sisältää. Tämän työn pohjalta luotiin uudet, selkeämmät ja ymmärrettävämmät raportit, joiden visuaaliseen ilmeeseen kiinnitettiin erityistä huomioita helppolukuisuuden ja ymmärrettävyyden varmistamiseksi.

“Yhteistyömme on sujunut hyvin. Olemme saaneet todella paljon ja kokonaisvaltaista apua, ja kiperiinkin kysymyksiin saadaan nopeasti vastaukset”, Nevalainen kommentoi. Envineer on Talentree Talouspalveluiden pitkäaikainen asiakas taloushallinnon osalta.

Kysy lisää:

+358 50 366 0220 sampsa.wulff@talentree.fi

Nauti havainnollisesta raportoinnista

Seuraavassa vaiheessa raporttimallit käytiin läpi Envineerin johdon kanssa. Uusi raportointimalli oli juuri sitä, mitä Envineerillä toivottiin, joten seuraavaksi sovittiin jatkosta. Jatkossa Talentreelta Emmi tuottaa Envineerille kuukausittain johtoryhmäraportit sekä taloudelliset analyysit, jotka käydään läpi yhdessä Envineerin johdon kanssa ennen johtoryhmän tapaamista.

“Sujuva raportointi vapauttaa työaikaani myös muuhun, kun kuukausiraportoinnin tekemiseen ei mene aikaa. Meillä oli aiemmin käytössämme todella selkeä työkalu, jolla teimme itse raportteja ja taulukoita. Kun se poistui käytöstä, lähdimme miettimään järkevää systeemiä muuttuneeseen tilanteeseen”, Nevalainen kertoo.

Siirrä katse tulevaisuuteen!

Selkeä ja informatiivinen raportointi tarjoaa ajantasaista tietoa yrityksen tuloskunnosta ja taloudellisesta tilanteesta. Näin se mahdollistaa nopean reagoinnin ja fiksut korjausliikkeet heti, kun niille on tarve – ja tulevaisuus on paremmin otteessanne. Jos haluat pallotella ajatuksiasi raportoinnin nykytilasta ja tavoitteista, ota yhteyttä Sampsaan.