Ohjelmistojen tarve yritysten toiminnan ja palveluiden kehittämisessä kasvaa kohisten. Kysyntä kasvattaa myös tarjolla olevien ohjelmistojen määrää, jolloin oikean valitseminen on todellinen haaste kokeneellekin IT-johtajalle. Ohjelmistojen suunnittelu, arviointi ja valinta on hankalaa, eikä sitä tee yhtään helpommaksi se, että on epätodennäköistä löytää yksi ohjelma, joka veisi kaikki yrityksen toiminnot digitaalisiksi. Mikä neuvoksi?

Asiaa auttaa, kun sitä paloittelee yleisten prosessien kautta:

Yllä kuvataan tyypillisiä liiketoiminnan prosesseja valmistavan teollisuuden esimerkin kautta. Malliin sisältyy tuotteen valmistuksen lisäksi myös asennustoimintaa, se on yleinen eikä sisällä toimialasidonnaisuuksia. Jokaista kuvan prosesseista voidaan hallinnoida digitaalisesti erilaisilla ohjelmistoilla.

Tyypillinen ja yleisin tulokulma ohjelmistojen valintaan on hakea kokonaisvaltaista toiminnanohjausratkaisua (ERP, Enterprise Resource Planning) joka kattaa kaikki tarvittavat osa-alueet. Tällaisia vaihtoehtoja on satoja aina yleisistä toiminnanohjausratkaisuista toimialakohtaisiin ratkaisuihin. Ihannetilanteessa markkinoilta löytyykin juuri sopiva ratkaisu yrityksen omiin tarpeisiin.

Ohjelmistojen hankinnan lähtökohta on, että perusprosessien ajamiseen haetaan aina valmis ratkaisu, ei räätälintyönä tehtyä ohjelmistoa. Lähes poikkeuksetta tullaan kuitenkin tilanteeseen, jossa yhdellä järjestelmällä ei pärjätä. Esimerkiksi valmistuksen, asennustoiminnan ja loppuasiakkaalle tarjottavien tilauskanavien sisällyttäminen samaan pakettiin niin, että toiminnallisuudet ovat yrityksen ja loppuasiakkaan tarpeisiin nähden kunnossa, on lähes mahdotonta.

Tällaisessa tilanteessa astuvat mukaan useiden järjestelmien hankinta sekä järjestelmäintegraatiot, jolloin mennään uudelle vaikeustasolle.

Tyypillisesti perusprosesseihin liittyvät ohjelmistoratkaisut voi luokitella seuraavasti:

• Loppuasiakkaalle tarjottavat palvelut. Loppuasiakkaan käyttöön tulevat ohjelmiston on suunniteltava käyttäjän näkökulmasta viimeisen päälle. Jos näissä tehdään kompromisseja, loppuasiakkaat eivät käytä palvelua, jolloin ne ovat yhtä tyhjän kanssa. ERP:ien haaste on usein se, että ne on suunniteltu yrityksen sisäisestä näkökulmasta, vaikka ne sisältäisivätkin ns. extranet-palveluita.
• Kenttätyönohjaus: Kenttätyön ohjaukseen on olemassa erikoissovelluksia, joissa keskitytään nimenomaan resurssien optimointiin ja tehtävien hallintaan liikkuvan työvoiman ohjauksessa. Kenttätyönohjausjärjestelmä voi ratkaisun mukaan sisältää laajempiakin toiminnallisuuksia.
• Taloushallinto: Usein tehokkain tapa taloushallinnon prosessien hoitamiseen ja johtamiseen on se, että tilitoimisto käyttää samaa taloushallinnon järjestelmää kuin yritys itse
• Raportointi: Erityisesti jos tietojärjestelmiä tulee useita, kannattaa yrityksen hoitaa raportointi analytiikkatyökalujen avulla. Tällöin tietoa voidaan kerätä ja yhdistellä yli järjestelmärajojen. Analytiikan kehitys on myös usein ketterämpää kuin räätälöityjen raporttien teettäminen ERP:iin – jolloin dataa myös saadaan rajatusti vain ERP:istä.
• CRM: Jos yrityksen käytössä ei ole kokonaisvaltaista ERP:iä, joka sisältäisi myyntiosuudet, tarvitaan usein erillinen CRM asiakastietojen ja myynnin hallintaan.
• Projektinhallinta: Projektit, tehtävät, aikataulut, vastuut, viestintä tarvitsevat nekin paikkansa.

Kuten nähdään, kertyy järjestelmiä lukuisia jo ihan perustarpeiden täyttämiseksi. Näiden lisäksi yrityksen käytössä on usein yrityskohtaisia erikoisohjelmistoja. Ei siis ihme, jos tietojärjestelmien äärellä tuntee kohtaavansa enemmän haasteita kuin ratkaisuja.

Yhtä valmista mallia tai järjestelmäkombinaatiota ei valitettavasti ole. Tärkeintä tietojärjestelmien hankinnassa on ymmärtää oman liiketoiminnan perusprosessit. Kun uusia ratkaisuja suunnitellaan, ideana ei ole digitoida nykyisiä toimintamalleja vaan tehdä asiat tehokkaammin. Perusprosessien osalta pyörää ei kannata keksiä kalliisti uudelleen tarttumalla räätäliohjelmiin – liiketoiminnan perusprosessit ovat yritysten välillä usein kuitenkin hyvin samanlaisia.

Panosta siihen, että ymmärrät liiketoiminnan perusprosessit, löydät valmiista järjestelmistä yrityksellenne parhaan yhdistelmän ja tee älykkäitä integraatioita, joiden avulla saat perustiedot liikkumaan automaattisesti järjestelmien välillä.

Perussääntöjä järjestelmähankinnoille

1. Pyri hankkimaan perusprosessien ajamiseen aina valmisohjelmistoja. Hae kattavaa ratkaisua ja peruuta sieltä erillissovelluksiin tarpeen mukaan.
2. Tee räätälisovelluksia vain niihin tarpeisiin, missä tehdään jotain aidosti toimialasta poikkeavaa tai rakennetaan uutta kilpailuetua.
3. Tee huolellinen IT-arkkitehtuuri ja tarvittavat integraatiot. Irralliset sovellukset ilman integraatioita ovat usein työtä hankaloittavia.
4. Panosta hankintaprosessiin. Erityisesti isommat ERP-hankinnat ovat valitettavan riskialttiita epäonnistumaan.

Kun kokonaisuus suunnitellaan ja toteutetaan hyvin, työnteko on sujuvaa ja tehokasta. Sama koskee liiketoimintaa kokonaisuutena. Irralliset järjestelmät, jotka elävät omaa elämäänsä pilvessä, ovat tuhoon tuomittuja; ehjässä toiminnanohjauksessa eri järjestelmät toimivat yhteen riittävän hyvin. Tällöin käyttäjän ei tarvitse hyppiä eri järjestelmien, varsinkaan integroimattomien, välillä.

Meillä itsellämme on käytössä toiminnanohjaus, jossa yhdistyvät CRM, laskutus, tuntikirjanpito ja projektinhallinta. Myös sisäiseen viestintään ja tiimityöhön haettiin oma ratkaisukokonaisuus, jossa yhdistyy useita toimintoja ja joka poistaa tietotyöstä turhaa hukkaa. Raportoinnin rakensimme ketterillä analytiikkatyökaluilla, johon tuodaan tietoa kaikista järjestelmistämme. Muutama monttu on meilläkin matkalla kaivettu, mutta tällä hetkellä kokonaisuus tuntuu hyrräävän jo mallikkaasti.

Digiterveisin, Kimmo Vainikainen

Kimmo työskentelee Talentreella digitaalisen liiketoiminnan kehittämisestä vastaavana johtajana.