Pitäisikö sinun kirjoittaa asiakastarina yrityksen nettisivuille? Innostaako vai jännittääkö? Ei hätää. Tavoitteellinen referenssin kirjoittaminen on kohtuullisen helppoa hommaa, kun seuraat näitä ohjeita.
Referenssikohteen ja referenssin muodon valinnasta olemme kirjoittaneet blogissamme jo aiemmin.
Ensimmäiseksi täytyy miettiä pari peruskysymystä, jotka ohjaavat koko tekstin kirjoittamista. Tähän pohdintaan on hyvä saada mukaan esimerkiksi viestinnästä ja/tai markkinoinnista vastaava henkilö. Ainakin näitä asioita kannattaa tarkastella:
- Mitä tekstillä halutaan kertoa?
- Kenelle teksti on tarkoitettu?
- Millä tyylillä asiakastarina halutaan kirjoittaa?
Mieti etukäteen tarkkaan, mitä haluat kertoa tekstilläsi. Miksi haluat kirjoittaa referenssin juuri tästä asiakkaasta? Onhan varmasti kyseessä tyytyväinen asiakas? Muussa tapauksessa kannattaa etsiä oikeasti tyytyväinen asiakas. Jos heitä ei löydy, pitääkin ottaa aimo harppaus taaksepäin ja miettiä yrityksen toimintatavat uusiksi ennen referenssien suunnittelemistakaan.
Entä kenelle kirjoitat referenssin? Se määrittää kirjoituksen äänensävyä ja myös sitä, miten ammatillista sanastoa voit kirjoituksessa käyttää. Vaikkakin yleensä kannattaa pyrkiä kirjoittamaan siten, että asiaan vihkiytymätönkin voi ymmärtää tekstin.
Oletteko jo miettineet, millaisella äänensävyllä haluatte asiakkaillenne puhua? Jos olette – hyvä! Jos ette, jo etukäteen kannattaa pohtia sopiva tyyli. Haluatteko olla asiallisia, lämpimiä vai ehkä humoristisia? Entä onko teillä jo valittu referenssien kirjoittamisen muoto – uutismaisesti vai minämuodossa?
Mieti myös referenssin kuvitus. Usein asiakkaalta löytyy kuvia tai he voivat hommata sellaisen.
Selvitä, kuka teillä teki töitä tämän kyseisen asiakkaan ja referenssitapauksen kanssa. Häntä kannattaa jututtaa ensimmäisenä. Jos jutussa on tarkoitus käyttää hänen kommenttejaan, ne voi laittaa nyt talteen.
Valmistaudu hyvin haastatteluun
Tässä vaiheessa on aika ottaa yhteyttä haastateltavaan ja sopia hänen kanssaan haastatteluajasta. Oletuksena on, että referenssin tekemisestä on sovittu jo aiemmin. Haastattelusta sopiminen voi olla aikaa vievä vaihe, jos tavoittelemasi henkilö on hyvin kiireinen. Haastattelun voi sopia tehtäväksi joko naamatusten tai puhelimitse. Sopikaa myös, miten jutun kuvitus järjestetään.
Haastateltavan valmistautumista helpottaa, jos pystyt tässä vaiheessa kertomaan haastattelun sisällöstä. Kerro, että haastateltava saa halutessaan etukäteen kysymysrungon. Muista myös lähettää runko ajoissa, jos sellaisen lupaat.
Valmistele kysymykset etukäteen, sillä haastatteluhetkellä mieleesi ei todennäköisesti tule kaikki se, mistä pitäisi muistaa kysyä. Kysymyksiä tehdessä palauta mieleesi kirkas ajatus referenssin tarkoituksesta: mitä tässä tapauksessa halutaan kertoa?
Kaiva esiin konkretia
Haastatteluhetkellä pyri luomaan rento tunnelma: kyseessä on yhteistyö, ei poliisikuulustelu. Muistuta tästä myös haastateltavaa: mitään ei päädy nettiin ilman haastateltavan hyväksyntää.
Haastattelu kannattaa nauhoittaa, sillä nauhoituksesta on helppo tarkistaa, mitä haastateltava tarkalleen ottaen sanoi. Kasvotusten tehtävän haastattelun nauhoittaminen onnistuu helposti esimerkiksi älypuhelimella. Puhelinhaastattelun nauhoittaminen onkin hiukan hankalampaa, mutta sen voi tehdä esimerkiksi älypuhelimeen ladattavalla sovelluksella.
Haastattelun aikana keskity haastateltavaan ja hänen sanomisiinsa. Jos et ymmärrä jotain, kysy tarkentavia kysymyksiä. Ei kannata esittää tietäväisempää kuin on, muuten joutuu ongelmiin kirjoitusvaiheessa. Älä tyydy yleiseen tasoon vaan pyri kohti konkretiaa: Esimerkiksi jos jotakin asiaa parannettiin, mitä silloin konkreettisesti tehtiin.
Tee haastattelun aikana mahdollisimman tarkat muistiinpanot. Lopuksi tarkista, muistithan kysyä kaikki ne kysymykset, jotka aioitkin. Lopuksi kiitä asiakasta ja sovi, miten toimitat jutun hänelle tarkistettavaksi.
Kaava auttaa kirjoittamisessa
Sitten päästään kirjoittamaan! Tässä vaiheessa kannattaa ihan ensimmäiseksi palauttaa mieleen, mitä tavoitteita referenssitekstille oli alun perin asetettu.
Yleinen ohje asiakasreferenssin kirjoittamiseen on rakentaa tarinasta kolmivaiheinen:
- Asiakkaalla on ollut ongelma, joka on häirinnyt toimintaa.
- Millaisen ratkaisun ongelmaan olette löytäneet.
- Millaisia tuloksia ratkaisu on tuottanut.
Voit tukeutua kirjoittaessa muistiinpanoihisi ja tarvittaessa tarkistaa asiakkaan sanomiset nauhalta. Kirjoita mahdollisimman selkeätä ja tiivistä tekstiä. Kun teksti on mielestäsi valmis, näytä se mielellään jollekin toiselle. Omalle tekstille helposti sokeutuu ja aivot korjaavat kirjoitusvirheet taitavasti. Ota vastaan viilausehdotukset tyynesti ja tee tarvittavat muutokset.
Laita viilattu teksti tarkistettavaksi haastateltavalle tai haastateltaville. Korjaa juttua heidän toiveidensa mukaisesti. Viimeiseen kommenttikierrokseen voi kuulua omasta talosta esimerkiksi markkinoinnista tai viestinnästä vastaava henkilö tai myyntijohtaja.
Kun heidänkin esittämät viilaukset on tehty, sinulla on valmiina asiakasreferenssi. Onnittelut, sinä pystyit siihen!
Jos referenssien kirjoittaminen itse tuntuu kuitenkin hankalalta, me kyllä autamme mielellämme.
Ota yhteyttä
Marjaana Anttila
(YTM), Digitaalinen myynti ja markkinointi
Puhelin: 0445292079
Sähköposti: marjaana.anttila@talentree.fi
