LEAN on sanana monelle tuttu valmistavan teollisuuden puolelta.
Siihen liittyvät mielikuvat koskevat usein siistejä halleja, teipattuja väyliä kiiltävillä lattioilla ja yhdenmukaistettuja työpisteitä.

Tuotantolinjalta biteiksi ja korvien väliin

LEAN on sanana monelle tuttu valmistavan teollisuuden puolelta. Siihen liittyvät mielikuvat koskevat usein siistejä halleja, teipattuja väyliä kiiltävillä lattioilla ja yhdenmukaistettuja työpisteitä. Puhutaan työn tehokkuudesta, rutiineista, optimoinnista, toistettavuudesta. Mahdollistetaan kaikin tavoin arvoa tuottavan työn maksimointi, eli juuri sen työn, mistä asiakas maksaa. Tässä vaiheessa kuulen usein: ”Kyllähän se muilla varmasti toimii, mutta meidän prosesseja on kyllä tosi vaikea saada mihinkään laatikkoon…”

Samaan aikaan tietotyön yhteydessä puhutaan työn merkityksellisyydestä ja jokaisen vapaudesta tehdä työtään miten omaan persoonaan parhaiten sopii. Projektit vaihtelevat keskenään suuresti ja eteen tulee milloin mitäkin: työn ennustettavuus on naurettavan vaikeaa, koska ”ihmisen” astuessa mukaan kuvioon alkaa säätäminen ja hyppääminen sinne ja tänne. Tietotyö vaatii jatkuvaa ongelmanratkaisua sekä mukautumiskykyä ja on siten lähempänä luovaa työtä kuin ehkä osaamme kuvitellakaan (moni tietotyöläinen ei nimittäin koe olevansa lainkaan luova, vaan analyyttinen ja mentaalinen stressaantuneen ohella).

oddy-inc-jukka-kekalainen-digital-talents-kimmo-vainikainen

Case AD Kiivi ja Polkuautotehtaan lumo

Suurin haaste asiantuntijatyössä mielestäni on siinä, että (asiakas)projektia ei nähdä jatkumona. Jatkumo eli prosessit kulkevat myös asiantuntijayrityksessä, mutta siten, että työntekijä hyppii sujuvasti (tai sujumattomasti) eri projektien töiden välillä työpäivänsä aikana. Prosessista tulee tällöin sekava, eikä sen olemassaoloa välttämättä edes huomaa. Arvon tuotantoa ei prosesseissa osata välttämättä tunnistaa eikä eritellä, vaikka siihen pitäisi nimenomaan keskittyä. Tukiprosessit saattavat viedä leijonanosan työajasta.

Päivän aika edettiin oivalluksiin konkretian kautta. Kokemuksen ja tekemisen kautta ajatteluun saatiin uutta näkökulmaa. Ehdimme tehdä päivän aikana kolme ns. tilausta, jossa alun säätämisestä ja kiireestä pikkuhiljaa opetellen ja prosessia kehittäen siirryttiin LEAN oppien mukaisesti järjestelmälliseen tuotantoon. Kehitysideoita, riskejä ja poikkeamia kirjattiin kuitenkin vain ja ainoastaan polkuautorakentamisen näkökulmasta, oltiinhan tämä päivä töissä polkuautotehtaalla.

Takaisin toimistolle -mitä jäi käteen?

Päivän tehtailun jälkeen prosessi jatkui toisena päivänä toimistolla koko porukalla, jossa oppeja muisteltiin, oivalluksia jaettiin ja mikä tärkeintä: käännettiin koskemaan oman yrityksen toimintaa polkuautotehtailun sijaan.

Harri veti esiin fläppipaperin, johon oltiin kirjattu polkuautotehtaalla havaitut kriittiset haasteet ja ongelmakohdat. Ja tsädäm! Joka ikisen kohdan tunnistettiin olevan totta myös mainostoimistolaisen arjessa. Harri haastoi vahvasti asiantuntijayritystä miettimään seuraavia kysymyksiä:

  • Voiko luovan työn laittaa prosessiin? Mitä yhteisiä vaiheita projekteista löytyy? Voisiko näitä vakioida?
  • Mitkä vaiheet tuottavat arvoa asiakkaalle?
  • Olisiko mahdollista keskittyä virtaustehokkuuteen nykyisen resurssitehokkuuden (tai välillä -tehottomuuden) sijaan?
  • Mitä virtaus tarkoittaisi asiakkaalle ja asiakastyytyväisyydelle?
  • Mitä virtaukseen keskittyminen tekisi kassavirralle?
  • Mitä omassa tuotannossa tuntuu mahdottomalta? Mitä pitäisi tapahtua, että mahdottomasta tulisi mahdollista?

Porukka pystyi polkuautotehtaalla oivaltamaan prosessin sujuvuuden merkityksen työn mielekkyydelle ja ajanhallinnalle. Selkeys tuo tuloksia. Toivon heidän vievän eteenpäin omassa työssään “kerralla valmiiksi” -ajattelutapaa, opastaa Harri Mähönen asiantuntijatyön kehittämiseen.  Perinteisesti asiantuntija-aloilla on jääty hieromaan ja säätämään lopputulosta määrittelemättömäksi ajaksi.

Oikean, konkreettisen tekemisen ja tuotantolinjan kautta päästiinkin korvien väliin ja oivalluksiin. Nyt tämä oppi lähdetään viemään käytäntöön yhteisen projektimme tiimoilta. Nyt siihen on edellytykset, kun kaikilla väikkyy mielessä yhteisen kokemuksen jälkeen ajatus; kyllä mahdotonkin voi olla mahdollista.

Terveisin, Suvi