Lean on liiketoiminnan kehittämisen työkalu, joka perustuu toiminnan järkevöittämiseen. Leanin ytimessä on turhan tekemisen poistaminen, vakioidut toimintamallit ja jatkuva parantaminen. Tavoitteena on tarjota asiakkaalle se, mitä hän haluaa, mahdollisimman edullisin kustannuksin. Käytännössä lean tarkoittaa työn sujuvoittamista ja olennaisen tekemistä järkeä käyttäen ja oivalluksia hyödyntäen.

Leanin perusperiaatteena on poistaa turhaa työtä

Leanin tavoitteena on turhan tekemisen poistaminen ja arvoa tuottavan työn lisääminen. Ensimmäinen askel lean-projektissa on nykytila-analyysi, jossa kartoitetaan asioiden nykytila ja kehitysehdotukset työntekijän näkökulmasta. Lisäksi määritellään, mikä on arvoa tuottavaa työtä. Näin saadaan kiinni siitä, millaisiin muutoksiin kannattaa ensimmäisenä ryhtyä.

Lean-filosofiassa turha työ eli hukka luokitellaan seitsemään lajiin, joiden näkökulmasta toimintaa tarkastellaan:

Hukkaa ovat ylituotanto eli väärään aikaan tai liikaa tekeminen, vialliset tuotteet ja niiden korjaaminen, turhat siirrot ja kuljetukset sekä turhat liikkeet ja tavaroiden etsintä, turhat prosessit ja työvaiheet, odottelu sekä turhat varastot.

Kahdeksanneksi hukan muodoksi voi nähdä kehityspotentiaalin hukkaamisen, joka tapahtuu, kun työyhteisössä olevaa tietoa ei hyödynnetä: kun kukaan ei kysy tai kysyttäessä ei tule sanotuksi.

Kahdeksanneksi hukan muodoksi voi nähdä kehityspotentiaalin hukkaamisen.

Monet yllä mainituista hukan muodoista ovat tyypillisiä paitsi tuotannon myös asiantuntijatyön tekijälle. Olennaista on löytää tapa nähdä ja soveltaa lean-ajattelua omaan arkeen. Mikä sinun työssäsi aiheuttaa kitkaa, kuormitusta tai jopa vaaratilanteita?

Lean kannattaa nähdä pikemmin toimintatapana kuin tiettyjen menetelmien tiukkana noudattamisena. Ei ole olemassa yhtä ainoaa lean-totuutta, joka sopisi kaikille. Sen sijaan löytyy yrityskohtaisia tapoja tehdä virtaustehokkaasti eli sujuvasti, prosessin tai projektin läpimenoaikaa nopeuttaen. Yrityskohtaisesti parhaiden tapojen omaksumista ja onnistumisen edellytyksiä korostetaan erityisesti Lean-ajattelun syntysijoilla Japanissa; Yhdysvalloissa keskitytään enemmän kokonaislogistiikkaan.

Lean-ajattelu laittaa onnistumisen edellytykset kuntoon

Lean-koulutuksista tutut lean-menetelmät kuten 5s keskittyvät turhan ja tarpeettoman poistamiseen työpisteeltä, asioiden järjestämiseen ja siistimiseen. Näitä seuraavat toimintatapojen vakiinnuttaminen ja seuranta sekä jatkuvien pienten parannusten metsästäminen. Kaikkinensa 5 ässää suomentuvat usein sortteeraus, systematisointi, siivous, standardisointi ja seuranta. Leanin omaksumisessa tärkeintä ei kuitenkaan ole siisteys tai tiettyjen lean-työkalujen käyttö vaan työn sujuvoittaminen – ja jatkuva parantaminen.

Leanin omaksumisessa olennaista on työn sujuvoittaminen.

Työn sujuvuutta kehittävät usein kohtuullisen helpot toimenpiteet. Olennaista on kehittää vuorovaikutusta, osallistaa koko henkilöstö ja oppia puhumaan samaa kieltä tekemisen tavoitteista. Kun työhön on mahdollista keskittyä, välineet ovat kunnossa ja toimintatavat sekä järkeviä että selvillä, kasvaa työn mielekkyys.

Työnteon fiilis ja tuottavuus ovat vahvasti yhteydessä. Paremmissa olosuhteissa motivaatio on parempi, työ sujuu ja tehot kasvavat, minkä seurauksena laatu paranee ja tuottavuus kasvaa.

Tuottavuutta parannettaessa onkin syytä kääntää katse ihmiseen. Kukaan meistä ei nauti siitä, että työt takkuavat merkityksettömältä tuntuvan etsiskelyn, odottelun ja säätämisen vuoksi. Esimiesten ja johdon tehtävä on huolehtia siitä, että työntekijällä on mahdollisuus onnistua työssään.

Johdon tehtävä on huolehtia, että työntekijällä on mahdollisuus onnistua.

Menestyville, kilpailukykyisille yrityksille ominaista on palo jahdata mahdollisuuksia poistaa virheitä ja löytää kehityskohteita yhä uudestaan. Mitä vähemmän on mahdollisuuksia mokata, sitä suuremmat ovat onnistumisen todennäköisyydet.

Mahdollisten virheiden kohdalla on olennaista paneutua siihen, mikä virheen aiheutti. Lean ei kysy virheen tekijää vaan sitä, mistä virhe juontaa juurensa. Mitä siitä voitaisiin oppia? Tärkeäksi nousee myös dokumentointi, joka auttaa tarkastelemaan jo tehtyä ja näkemään, mistä virheet tai niiaukset kilpailukyvyssä voivat johtua.

Lean-johtaminen korostaa vuorovaikutusta

Jotta lean- tai laatuprojekti ei näyttäytyisi pelkästään siivoamisena tai tehokkuusvaatimuksina, on olennaista mieltää lean toimintatavaksi, jolla palvellaan paitsi asiakasta, myös työntekijää. Lean-filosofiassa onkin yhtymäkohtia asiakaslähtöisyyttä ja osallistamista korostavaan palvelumuotoiluun. Leanin näkökulmasta työntekijä on asiakas, jonka onnistumisen edellytyksiä johtamisella ja laatujärjestelmillä parannetaan.

Jos leania tarkastellaan johtamisen kehittämisen näkökulmasta, on avainasemassa vuorovaikutus. Lean onkin olennaisesti ihmisten ja esimiesten johtamisen kehittämistä, sillä taustalla on aina ihminen ja ihmiseen vaikuttaminen: liiketoiminta muuttuu ja kehittyy ihmisten kautta. Siksi ymmärrys ja yhteistyö ihmisten välillä on jatkuvan parantamisen lähtökohta.

Koska leanin toiminnan ytimessä on sujuva työympäristö, on tärkeää huomata, kenen näkemyksellä arkea parannetaan. Tyypillisesti ylin johto ymmärtää 4 % ja työnjohto 70 % arjen ongelmista. Mitä lähemmäs tuotantoa mennään, sitä suuremmaksi ymmärrys kasvaa. Keneltä teille poimitaan parhaat kehitysideat?

Meille ihmisille on helppoa nähdä aina seuraava onnistumista estävä tai edistävä tekijä: mitä tapahtuu, jos jotain työtapaa muokataan järkevämmäksi tai jos samaa laatua tavoitellaan nopeammin, mikä haaste on seuraavana vastassa? Toimiva vuorovaikutus takaa, että tieto työn sujuvuutta ja yrityksen tuottavuutta lisäävistä seikoista saadaan käyttöön. Oivalluttamisella on tässä osansa, ja toimiva menetelmä siihen on kysyminen.

Lean ja laatujärjestelmät

Lean yhdistetään usein laatujärjestelmän rakentamiseen, sillä se antaa työkaluja ja ajattelumalleja havainnoida työtä arvontuotannon näkökulmasta ja auttaa pureutumaan kehitystarpeiden juurisyihin. Samalla se kääntää katseen johtamiseen ja työn turvallisuuteen. Kun yritys on laatujärjestelmässään määritellyt parhaat tiedossa olevat toimintatavat, niitä voidaan seurata ja johtaa. Tällöin päästään myös huomaamaan onnistuminen – ja palkitsemaan siitä.

Kannattava, asiakkaalle arvoa tuottava liiketoiminta edellyttää toimitusaikojen pitämistä ja laatua. Ja erityisesti tuotannollisessa työssä on tärkeää huomata, että ilman turvallisuutta ei voi tehdä laatua. Turvallisuudesta ja kilpailukyvystä huolehdittaessa leaniin nojaava kehitystyö on omiaan: lähtökohtaisesti kaikki työn sujuvuutta parantavat ehdotukset parantavat sekä laatua että turvallisuutta.

Lean-terveisin, Marika Airila

Teksti perustuu päivän mittaiseen koulutukseen Lean Learning Centerissä Siilinjärven Innocumissa Harri Mähösen johdolla. Lue myös Suvin kirjoitus, jossa hän pohtii luovan asiantuntijatyön ja Leanin yhteensopivuutta.